Sera ya Faragha

1. Sisi ni nani

KukuStores inaendeshwa na Kukustores Enterprise, jina la biashara lililosajiliwa na Huduma ya Usajili wa Biashara (BRS) ya Kenya. Kwa taarifa za kibinafsi zilizoelezwa katika sera hii, sisi ndio mdhibiti wa data.

Unaweza kuwasiliana nasi kuhusu faragha kupitia [email protected] au +254 798 228 032.

2. Tunapoamua sisi, na biashara yako inapoamua

Tunaamua jinsi taarifa za kibinafsi zinavyotumika kwa watu wanaoendesha na kufanya kazi katika biashara kwenye KukuStores - wamiliki, wafanyakazi na wawakilishi wa wasambazaji na wauzaji. Sera hii inahusu taarifa hizo.

Biashara pia zinaweza kurekodi taarifa kuhusu wateja wao ndani ya KukuStores - kwa mfano jina au nambari ya simu kwenye mauzo. Kwa taarifa hizo, biashara ndiyo mdhibiti wa data na sisi tunazichakata tu kwa maelekezo yake ili kutoa huduma. Ikiwa wewe ni mteja wa duka na una swali kuhusu taarifa zako, wasiliana na duka kwanza; tutalisaidia kukujibu.

3. Tunachokusanya

• Taarifa za akaunti: jina lako, barua pepe, nambari ya simu, jina la biashara, kama unaendesha duka au biashara ya usambazaji, na mahali biashara ilipo (kaunti, eneo bunge, wadi na anwani yoyote unayoongeza).
• Kuingia kwa Google: ukiingia kwa Google, jina, barua pepe na kitambulisho cha akaunti ambavyo Google hutushirikisha.
• Taarifa za wafanyakazi: majina, nambari za simu, barua pepe, majukumu na matawi ya watu unaowaongeza, na PIN zao, ambazo tunazihifadhi tu kwa namna iliyofichwa (hashed) tusiyoweza kusoma.
• Uthibitisho wa utambulisho: kwa maduka yanayoomba uthibitisho, picha ya kitambulisho cha taifa cha mmiliki, picha ya uso (selfie) na jina lililo kwenye kitambulisho; kwa wasambazaji, taarifa na nyaraka za biashara tunazoomba. Picha za vitambulisho na selfie ni data nyeti ya kibinafsi na tunazishughulikia kwa uangalifu zaidi.
• Mauzo na rekodi za biashara: bidhaa, bei, hisa, mauzo, manunuzi, wauzaji na risiti unazorekodi.
• Usafirishaji sokoni: kaunti ambazo wauzaji hufikisha na bei za usafirishaji wanazoweka, na kwa kila agizo tawi linalofikishiwa.
• Malipo: misimbo ya miamala ya M-Pesa, kiasi, tarehe na nambari ya simu iliyolipa kwa malipo ya usajili na maagizo ya sokoni, na taarifa za malipo kwa wauzaji.
• Mkopo, pale unapotolewa: maombi, historia ya biashara inayotumika kuyatathmini, maamuzi na marejesho.
• Vifaa na taarifa za kiufundi: majina na vitambulisho vya vifaa unavyounganisha kama vituo vya mauzo, toleo la programu, anwani ya IP, matukio ya kuingia na ya usalama, na ripoti za hitilafu kitu kikiharibika.
• Ujumbe: maombi ya msaada, ujumbe wa gumzo, ujumbe na viambatisho vya WhatsApp unavyotuma kwa nambari yetu ya msaada, na barua pepe nasi.
• Vidokezo vya mipango: ikiwa unasimamia bili za biashara yako, unapofungua kidokezo kuhusu huduma ya kulipia au ukurasa wa mipango kutoka kwake, na kama mpango ulinunuliwa kupitia kwake.

Tunakusanya taarifa hizi kutoka kwako, kutoka kwa watu unaowaongeza kwenye akaunti yako, kutoka kwa vifaa vyako unapotumia programu, na kutoka kwa Safaricom na Google unapotumia M-Pesa au kuingia kwa Google.

4. Kwa nini tunazitumia, na kwa msingi gani

• Kutoa Huduma ulizojisajili kwazo - kuendesha akaunti yako, vituo vya mauzo na wafanyakazi, kutuma rekodi, kushughulikia malipo, soko na msaada. Tunategemea mkataba wetu nawe.
• Kuthibitisha utambulisho kabla ya kutoa mkopo au biashara sokoni, na kuzuia ulaghai. Tunategemea ridhaa yako ya wazi kwa picha za vitambulisho na selfie, unayoitoa unapozituma, na maslahi yetu halali ya kuweka jukwaa salama.
• Kutathmini na kusimamia mkopo, pale unapotolewa. Tunategemea mkataba wetu nawe na ridhaa yako.
• Kuweka Huduma salama na zikifanya kazi - kugundua matumizi mabaya, kurekebisha hitilafu na kuhifadhi rekodi za ukaguzi. Tunategemea maslahi yetu halali.
• Kukutumia ujumbe wa huduma kama misimbo ya kuingia, risiti, vikumbusho vya bili na mabadiliko muhimu. Tunategemea mkataba wetu nawe.
• Kutimiza wajibu wa kisheria, kama kuhifadhi rekodi za kodi na fedha na kujibu maombi halali ya mamlaka.
• Kuzuia watu walioondolewa sokoni kwa ulaghai au matatizo mengine makubwa kurudi kwa akaunti mpya. Tunahifadhi rekodi iliyolindwa ya nambari ya kitambulisho cha taifa na nambari ya simu ya mmiliki, katika umbo lililochanganywa (hashed) ambalo hatuwezi kulirudisha kuwa nambari, na kulinganisha maombi mapya ya uthibitisho nayo. Tunategemea maslahi yetu halali ya kuzuia ulaghai.
• Kuelewa ni huduma zipi za kulipia biashara hutafuta, kwa kutumia rekodi za vidokezo vya mipango zilizotajwa hapo juu, ili tuboreshe mipango yetu. Tunategemea maslahi yetu halali.

Hatuuzi taarifa za kibinafsi, na hatutumii vifuatiliaji vya matangazo wala takwimu za kampuni nyingine kwenye tovuti au programu. Rekodi za vidokezo vya mipango huhifadhiwa na sisi pekee.

5. Maamuzi ya kiotomatiki

Pale tunapotoa mkopo, sehemu ya tathmini ya kama tuutoe na kiasi gani inaweza kufanywa moja kwa moja na mfumo kutokana na utambulisho wako uliothibitishwa na historia ya biashara kwenye KukuStores. Una haki ya kuomba mtu apitie uamuzi kama huo, akueleze, na asikilize maoni yako. Wasiliana nasi kufanya hivyo.

6. Tunazishiriki na nani

Tunashiriki taarifa za kibinafsi tu kadiri inavyohitajika kutoa Huduma, na:

• Safaricom, kushughulikia malipo ya M-Pesa;
• Meta Platforms, inayoendesha WhatsApp, unapotuma ujumbe kwa nambari yetu ya msaada;
• Google, unapotumia kuingia kwa Google;
• mtoa huduma wetu wa kutuma barua pepe, anayetuma misimbo ya kuingia na barua pepe za huduma;
• watoa huduma wetu wa seva, hifadhi, mtandao na ufuatiliaji wa hitilafu, wanaoendesha seva zetu, kuhifadhi faili kama picha za bidhaa na za uthibitisho, kulinda tovuti dhidi ya mashambulizi na kututahadharisha kuhusu hitilafu;
• biashara nyingine sokoni, kile tu kinachohitajika kwa agizo - kama jina la biashara, mahali na mawasiliano;
• mamlaka, pale sheria inapotaka au ili kulinda watu dhidi ya madhara au ulaghai;
• mnunuzi au mrithi, biashara yetu ikiuzwa au kupangwa upya, chini ya ulinzi uleule.

Watoa huduma wetu wanaweza kutumia taarifa tu kutupa huduma yao, chini ya mkataba.

7. Taarifa zinazohifadhiwa nje ya Kenya

Seva zetu ziko Ujerumani, na baadhi ya watoa huduma wetu huchakata taarifa katika nchi nyingine. Taarifa za kibinafsi zinapotoka Kenya, tunahakikisha zinalindwa kama Sheria ya Ulinzi wa Data, 2019 na kanuni zake zinavyotaka - kwa mfano, kupitia mikataba inayomtaka anayepokea kuzilinda kwa kiwango hicho.

8. Tunazihifadhi kwa muda gani

• Rekodi za akaunti, wafanyakazi na biashara: akaunti yako ikiwa wazi. Tunapofunga akaunti kwa ombi lako, au akaunti ya bure ambayo hakuna aliyeingia kwa mwaka mmoja baada ya kumtumia mmiliki barua pepe angalau siku 60 kabla, inafungwa mara moja na kuwekwa kwenye kumbukumbu siku 30 baadaye. Inapowekwa kwenye kumbukumbu tunaondoa taarifa za kuingia na kufuta picha za utambulisho, na kuhifadhi rekodi zinazotakiwa kisheria, kama ilivyo hapa chini. Ukituomba kufuta taarifa fulani, tunafanya hivyo ndani ya siku 30 isipokuwa sheria ikitutaka tuzihifadhi.
• Rekodi za mauzo, malipo na bili: angalau miaka mitano, kama Sheria ya Taratibu za Kodi inavyotaka kwa rekodi za fedha. Miaka mitano kamili baada ya mwaka ambao akaunti iliwekwa kwenye kumbukumbu, tunafuta rekodi zake za biashara na taarifa za wafanyakazi. Tunahifadhi tu kile ambacho akaunti nyingine au hesabu zetu wenyewe zinategemea, kama maagizo ya soko na ankara zetu, bila taarifa za kibinafsi kama nambari za simu na za kitambulisho.
• Picha za vitambulisho na selfie: akaunti yako ikiwa wazi, kuonyesha kwamba uthibitisho ulifanywa ipasavyo; zinafutwa akaunti inapowekwa kwenye kumbukumbu baada ya kufungwa. Matokeo ya uthibitisho na nambari ya kitambulisho huhifadhiwa pamoja na rekodi za biashara yako kadiri sheria inavyotaka.
• Rekodi zilizolindwa za kuzuia ulaghai (nambari za kitambulisho na simu zilizochanganywa): hadi tutakapoondoa kizuizi zinachohusiana nacho.
• Ujumbe wa msaada: hadi miaka miwili baada ya mazungumzo kuisha.
• Kumbukumbu za usalama na hitilafu: hadi miezi 12.

Nakala za akiba za hifadhidata yetu hubadilishwa kwa mzunguko, kwa hivyo taarifa zilizofutwa hutoweka kwenye nakala za akiba ndani ya siku 14.

9. Jinsi tunavyozilinda

Tunasimba taarifa zinaposafirishwa, tunahifadhi PIN na siri za vifaa kwa namna iliyofichwa tu, tunatenganisha rekodi za kila biashara na za biashara nyingine katika hifadhidata, tunawawekea mipaka wafanyakazi wanaoweza kufikia taarifa za kibinafsi, tunahifadhi rekodi za ukaguzi za vitendo nyeti, na tunahifadhi nakala za akiba mara kwa mara. Hakuna mfumo ulio salama kikamilifu; uvunjaji ukiweka taarifa zako hatarini, tutakuarifu wewe na Kamishna wa Data kama sheria inavyotaka.

10. Haki zako

Chini ya Sheria ya Ulinzi wa Data, 2019, una haki ya:

• kuelezwa jinsi taarifa zako za kibinafsi zinavyotumika - ndicho sera hii inachofanya;
• kupata nakala ya taarifa za kibinafsi tunazoshikilia kukuhusu;
• kurekebishiwa taarifa zisizo sahihi au za kupotosha;
• kufutiwa taarifa pale tusipokuwa tena na sababu halali ya kuzihifadhi;
• kupinga matumizi yetu ya taarifa, au kutuomba tuyawekee mipaka;
• kupokea taarifa ulizotupa katika muundo unaoweza kuupeleka kwenye huduma nyingine;
• kuondoa ridhaa uliyotoa, kama kwa picha za uthibitisho - hili haliathiri kilichofanyika kabla, lakini linaweza kumaanisha hatuwezi tena kutoa huduma zinazoitegemea.

Ili kutumia haki yoyote kati ya hizi, wasiliana nasi kupitia [email protected] au +254 798 228 032. Huenda tukahitaji kuthibitisha wewe ni nani kwanza, na tutajibu ndani ya muda unaowekwa na sheria.

Ikiwa huridhiki na jinsi tunavyoshughulikia taarifa zako, unaweza kuwasilisha malalamiko kwa Ofisi ya Kamishna wa Ulinzi wa Data (www.odpc.go.ke). Tungependa kupata nafasi ya kurekebisha kwanza.

11. Vidakuzi na hifadhi kwenye kifaa chako

Tovuti na programu huhifadhi kiasi kidogo cha taarifa kwenye kifaa chako ili kufanya kazi: lugha uliyochagua, kipindi chako cha kuingia, na - kwenye programu - rekodi zako ukiwa bila mtandao, ili uendelee kuuza bila muunganisho. Hatutumii vidakuzi vya matangazo wala vya kufuatilia.

12. Watoto

KukuStores ni kwa ajili ya biashara na haikusudiwi kwa mtu yeyote aliye chini ya miaka 18. Hatukusanyi kwa kujua taarifa kuhusu watoto. Ukiamini mtoto ametupa taarifa za kibinafsi, wasiliana nasi na tutazifuta.

13. Mabadiliko ya sera hii

Tutasasisha sera hii desturi zetu au sheria zikibadilika. Kwa mabadiliko muhimu, tutakuarifu ndani ya programu au kwa barua pepe kabla hayajaanza. Tarehe iliyo juu inaonyesha toleo linalotumika.

Sera hii imechapishwa kwa Kiingereza na Kiswahili. Zikitofautiana, toleo la Kiingereza ndilo linalotumika.

14. Wasiliana nasi

• Mdhibiti wa data: Kukustores Enterprise
• Simu na WhatsApp: +254 798 228 032
• Barua pepe: [email protected]
• Anwani: Nairobi, Kenya